Memahami Pengertian dari Invoice Beserta dengan Jenis-Jenisnya

Invoice merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bukti terjadinya transaksi dengan pembeli. Atau dengan kata lain, invoice adalah lembar daftar tagihan dari penjual ke pembeli. Invoice adalah dokumen yang diberikan pada pembeli setelah transaksi selesai, yaitu saat pembeli sudah melakukan pemesanan dan penjual sudah mengirimkan produk mereka.

Karena itulah invoice begitu penting, baik untuk penjual ataupun pembeli. Untuk penjual, invoice bisa jadi bukti, sedangkan untuk pembeli invoice sebagai petunjuk jumlah dan cara pembayaran, termasuk mengecek apakah jenis dan jumlah produk yang dipesan sudah sesuai.

Poin-Poin yang Perlu Ada di Invoice

Bentuk invoice memang bisa berbeda-beda. Tak ada format baku dalam membuat invoice. Apapun bentuk yang ingin Kamu terapkan, pastikan invoice tersebut sudah mencantumkan hal-hal yang penting. Karena selain bisa menyajikan informasi pada pembeli, invoice juga mempermudah Kamu dalam menyusun laporan finansial.

  • Tanggal transaksi, supaya tiap proses transaksi jual beli bisa tercatat dengan jelas.
  • Nomor invoice. Format nomor tergantung perusahaan. Nomor ini begitu penting, karena invoice akan disimpan sebagai arsip.
  • Nama penjual dan pembeli. Nama penjual bisa adalah nama sales yang menjual barang tersebut.
  • Rincian produk, baik berupa barang atau jasa.
  • Diskon (jika ada).
  • Pajak jual beli yang perlu dibayarkan oleh pembeli.
  • Tanda tangan penjual.

Jenis-Jenis Invoice

Dalam dunia perniagaan atau transaksi perusahaan, invoice dibagi jadi tiga jenis.

Invoice Biasa/Konvensional

Invoice jenis ini paling sering dipakai untuk transaksi jual beli. Invoice ini adalah faktur transaksi sederhana. Umumnya hanya berisi item yang dibeli, jumlah yang dibeli, harga satuan, dan total harga.

Invoice Proforma

Ini adalah faktur transaksi yang bersifat sementara. Dibuat saat pelanggan melakukan pembayaran secara bertahap. Penjual bisa mengirimkan invoice ini pada pembeli sebelum mengirim keseluruhan barang pesanan.

Umumnya invoice ini diterbitkan saat barang yang dibeli dikirim secara bertahap atau berkala sesuai kesepakatan kedua belah pihak. Saat seluruh barang sudah sampai ke pembeli, penjual bisa mengirim invoice biasa sebagai berkas penagihan sekaligus sebagai bukti bahwa barang sudah dikirim dan diterima seluruhnya.

Invoice Konsuler

Faktur ini biasa dipakai dalam transaksi perdagangan internasional. Dalam invoice ini perlu dibubuhkan cap khusus sebagai tanda sah dan persetujuan dari perwakilan negara yang dituju. Itulah sebabnya, proses pembuatan invoice ini lebih lama dibanding invoice biasa.

Manfaat Invoice

Bukan hanya sebagai faktur penagihan pada konsumen atau pelanggan, invoice mempunyai banyak manfaat, termasuk untuk perusahaan itu sendiri. Salah satunya adalah sebagai bukti bahwa perusahaan sudah berbadan hukum dan sudah memenuhi kewajibannya sebagai wajib pajak.

Dengan diterbitkannya invoice, ada bukti fisik bahwa sudah terjadi kesepakatan dua pihak yang terlibat jual beli. Jika terjadi kesalahan pemesanan produk yang dianggap tidak sesuai dengan kesepakatan awal, maka invoice bisa dijadikan bukti asli.

Transparansi finansial antara penjual dan pembeli juga terjaga oleh karena diterbitkannya invoice. Karena invoice memuat secara rinci keterangan transaksi, mulai dari jenis barang, jumlah, harga, diskon, pajak, dan sebagainya.

Invoice juga dibutuhkan dalam proses pencatatan finansial perusahaan. Dalam invoice tercantum rincian transaksi, sehingga invoice bisa jadi salah satu dokumen sah yang tercatat dalam laporan finansial. Pun saat dijalankan proses audit dalam perusahaan tersebut, invoice bisa jadi alat bukti.

Manfaat lain, invoice bisa jadi bukti keluar masuk pesanan, jadi acuan atas transaksi yang dijalankan, juga rekam produksi perusahaan. Karena mempunyai fungsi yang banyak, invoice umumnya dibuat beberapa rangkap, tergantung kebutuhan perusahaan, contohnya untuk diberikan ke pelanggan, laporan finansial, dan bukti pajak.

Tips Agar Invoice Cepat Dibayar Pelanggan

Setelah barang pesanan dan invoice dikirimkan, ada satu lagi tahap yang perlu dilewati. Tahapan inilah yang justru kadang bikin ketar-ketir, yaitu pembayaran dari pelanggan. Keterlambatan pembayaran akan memberi dampak untuk kelancaran usaha. Utamanya cash flow dari perusahaan. Beberapa cara supaya invoice ditindaklanjuti:

  • Kirimkan invoice segera setelah pengiriman barang. Dengan begitu pembeli bisa segera menyiapkan dananya. Bisa jadi perusahaan yang adalah pelanggan Kamu mempunyai birokrasi yang panjang, sehingga membutuhkan waktu untuk mencairkan dana.
  • Cantumkan tenggat waktu, contohnya dua minggu atau sebelum 30 hari. Tenggat waktu tersebut sekaligus sebagai pengingat pada pembeli. Kamu bisa menghubungi mereka untuk memberi tahu jika saat mendekati tenggat waktu pembeli belum melakukan pembayaran.
  • Berikan alternatif cara membayar. Jika pelanggan tidak membayar sekalipun tenggat sudah di depan mata, tanyakan apakah ada kendala dalam sistem pembayaran. Berikan mereka alternatif cara pembayaran yang nyaman untuk mereka, contohnya mereka lebih memilih tunai dibanding kartu kredit.
  • Secara berkala, kirimkan pesan untuk mengingatkan pelanggan. Kamu bisa mengirim pesan singkat contohnya tiga hari sebelum tenggat waktu pembayaran.

Demikianlah tadi penjelasan lengkap mengenai invoice. Untuk kamu yang saat ini berencana melakukan investasi kecil-kecilan dan jangka pendek, maka sangat direkomendasikan mencoba peer to peer lending di Indonesia dari Akseleran. Jenis investasi yang satu ini cukup digandrungi karena menawarkan imbal hasil yang cukup tinggi serta bisa dimulai hanya dengan menggunakan modal RP 100.000 saja. Peer to peer lending bisa Kamu dapatkan dengan mengunjungi akseleran.co.id.